办公自动化与其他应用软件在开发、推广、应用等方面都有许多本质上的区别。

    1．网络技术、数字化革命、知识经济等都是信息技术革命的重要内涵，而办公自动化是一个涉及所有人员的应用系统，重要的表现之一就是全员的信息技术培训。不管你的主观愿望如何，我们每一个人的现实世界都正在被信息化、数字化所包围。
    2．办公自动化是行政办公管理信息化，是电子政务的基础，是构架数字化政府以及数字化企业的基础。是基础就不可逾越，是基础就必须牢固，就必须具有可持续发展的特征。
    3．行政办公管理信息化包含行政办公的所有信息，把办公自动化定义为信息技术革命的全员信息技术培训，其重要意义在于培训，而培训的目的是教会学习者如何使用，最好的培训方法是由浅入深，简单易学，所以办公自动化应该是以最大应用范围的最小应用系统为主。
    4．办公自动化的属性决定了它的性质，它属于应用系统，应用系统的主要目的是应用，应用系统只有应用才有价值，所以应用系统是用出来的，而不是买来的。系统设计出来尽管还不完善、不全面，还有许多问题和不足，但只要使用它，就可以发现问题并对其逐步加以完善和改进。
    5．由于利益的驱动，有的政府部门各自为政，缺乏整体考虑和长远规划。有些大的部门由于能力、资金等诸多因素的考虑，把本应该属于全局的系统，却在管理上放任自流，任其发展，结果下属部门纷纷搞起自己的应用系统。他们忽略了在我们的行政办公系统中，凡是具有全局性质的业务必须由上一级主管部门制定规则，统一管理，否则这个部门就失去了行政管理的能力。建立全局性质的信息管理系统必须有主管部门参与和由主管部门领导，这就是“三网一库”的基本内涵。系统的放任自流是最大的浪费，到了想统一管理的时候却要付出加倍的代价，这种教训难道还少吗？，我们不希望大家做事情时，出现低水平的重复和犯同样的错误。
    6．办公自动化与其他应用软件的不同点是：有些应用软件可以根据自己的应用特点进行设计。例如，人事管理、财务管理等，由于它的应用对象决定它的应用范围，它可以在原应用单位重组和改造的范围内加以推广。而办公自动化的应用对象及应用范围不可能对单位进行任何重组和改造，只能针对其对象的应用特点进行设计，这也就是为什么把办公自动化定义为全员信息技术培训的道理，也就是它的魅力所在。
    7．办公自动化是电子政务的基础，这一点毋庸置疑，如果是政府部门，那么它的要求就应该具有政府部门的职能和权利，所以办公自动化最基本的要求和现实行政办公一样，具有“确保办公信息的严肃性、权威性和不可抵赖性”、“确保办公信息的安全、完整、真实、准确、智能、实时管理和利用”的特点和要求。否则这个单位的办公自动化应用系统作为电子政务的基础就是不牢固的。
    8．确保办公信息成功的最基本条件是：组织机构、工作角色、用户名等基本要素的安全。只有这样，组织机构、领导角色和用户名才不会被冒用，行政办公的基本权利才不会受侵害，做不到这一点，电子政务的基础只能是一盘散沙。
    9．作为办公信息的重要组成部分——文件系统，其安全性及可靠性是办公自动化最为重要的组成部分。如果办公自动化的主体信息载体“文件”，存在各种安全隐患，而这种安全隐患不仅来自系统管理本身，还可能来自系统管理员，那么作为应用系统的使用者对系统的信心将会大打折扣。所以，文件除了本身具有的各种日志外，还应具有文件修改过程的日志以及强制性的修改信息记录，以及对系统管理员职责的履行记录。

    优秀的办公自动化应用系统是什么样的？

    在行政办公管理过程中，最有效地利用现代的科技思想、管理方法、软件技术、网络技术和先进的设备，实现办公过程和结果的信息化、数字化、智能化、网络化管理，确保办公信息的严肃性、权威性和不可抵赖性。

    按行政办公管理的特点划分，目前成功的范例可分为：
    1．对行政办公管理结果的管理。如：国务院办公厅办公自动化系统、中联部办公自动化系统。其特点是将各种办公信息的结果——各类文件管理起来，提供行政办公管理人员参阅。主要使用以关系型数据库为主的软件平台。
    2．对行政办公管理过程和结果的管理。如：农业部办公自动化系统、青岛市政府办公自动化系统。其特点是将各种办公信息的过程和结果管理起来。文档一体，不仅记录文件产生的过程而且记录文件修改的过程，确保办公过程和结果被完整真实地记录下来。
    综上所述，只要妥善地解决软件供应商和软件开发商中存在的问题，提高软件用户的应用意识和技术素质，努力创造出更有利于办公自动化技术应用的环境和条件，加强办公自动化软件和系统的管理，我国办公自动化应用水平迈上一个新台阶将指日可待。   

(苏州迪比特计算机系统有限公司)